Šiuolaikiniame pasaulyje, kuriame tempas nuolat greitėja, o informacijos srautai niekada nesustoja, jausmas, kad paros laiko tiesiog nepakanka, tapo beveik epidemija. Daugelis iš mūsų dieną pradeda su didžiuliais lūkesčiais ir ilgu darbų sąrašu, tačiau vakarą pasitinka su kaltės jausmu dėl nepadarytų užduočių ir fiziniu bei emociniu išsekimu. Tačiau tiesa ta, kad produktyvumas nėra susijęs su tuo, kiek daug valandų praleidžiate dirbdami ar kaip greitai bėgate. Tikrasis laiko valdymas yra menas daryti teisingus dalykus tinkamu metu, išlaikant sveiką energijos balansą. Gebėjimas planuoti laiką nereiškia tapti robotu; tai reiškia susikurti sistemą, kuri tarnauja jūsų gyvenimo kokybei, o ne atvirkščiai.
Supraskite skirtumą tarp užimtumo ir produktyvumo
Viena didžiausių klaidų, kurią daro žmonės, siekiantys efektyvumo, yra lygybės ženklo dėjimas tarp buvimo užimtu ir buvimo produktyviu. Galite visą dieną atsakinėti į elektroninius laiškus, dalyvauti susirinkimuose ir tvarkyti smulkius reikalus, tačiau dienos pabaigoje jaustis taip, lyg nieko reikšmingo nenuveikėte. Tai vadinama „aktyviu neveiklumu“.
Norint to išvengti, būtina taikyti Pareto principą, dar žinomą kaip 80/20 taisyklė. Šis principas teigia, kad 20% jūsų veiksmų sukuria 80% norimų rezultatų. Jūsų užduotis – identifikuoti tuos gyvybiškai svarbius 20% darbų ir skirti jiems savo geriausią laiką. Likusius darbus reikėtų deleguoti, atidėti arba, jei įmanoma, apskritai eliminuoti. Klauskite savęs: „Kuris vienas darbas, jei jį atliksiu šiandien, padarys visus kitus darbus lengvesnius arba nereikalingus?“
Eizenhauerio matrica: kaip rūšiuoti prioritetus
Kai viskas atrodo svarbu, iš tikrųjų niekas nėra svarbu. JAV prezidento Dvaito Eizenhauerio išpopuliarinta sprendimų priėmimo matrica yra vienas geriausių įrankių chaosui suvaldyti. Ji padeda suskirstyti užduotis į keturias kategorijas:
- Skubu ir svarbu: Tai krizės, terminai „degantys“ šiandien ir neatidėliotinos problemos. Šiuos darbus privalote atlikti nedelsiant.
- Neskubu, bet svarbu: Tai strateginis planavimas, mokymasis, sportas, santykių kūrimas. Būtent čia slypi sėkmės paslaptis. Žmonės, kurie daugiausia laiko praleidžia šiame kvadrate, rečiau patiria stresą ir pasiekia geresnių ilgalaikių rezultatų.
- Skubu, bet nesvarbu: Dauguma skambučių, kai kurie el. laiškai, kolegų pertraukimai. Tai dažniausiai trukdžiai, kurie atrodo svarbūs, nes reikalauja dėmesio čia ir dabar, bet nedaro įtakos jūsų ilgalaikiams tikslams.
- Neskubu ir nesvarbu: Socialinių tinklų naršymas be tikslo, televizijos žiūrėjimas, kompiuteriniai žaidimai darbo metu. Tai laiko vagys, kuriuos reikia negailestingai riboti.
Parkinsono dėsnis ir laiko blokavimas
Ar pastebėjote, kad jei užduočiai atlikti turite visą dieną, ji ir užtrunka visą dieną? Tačiau jei tai pačiai užduočiai turite tik dvi valandas, stebuklingai spėjate ją atlikti laiku. Tai yra Parkinsono dėsnis: darbas išsiplečia tiek, kiek jam skiriama laiko.
Norėdami panaudoti šį dėsnį savo naudai, taikykite laiko blokavimo (angl. Time Blocking) metodą. Užuot dirbę pagal paprastą darbų sąrašą, kiekvienai užduočiai savo kalendoriuje numatykite konkretų laiko tarpą. Pavyzdžiui:
- Nuo 9:00 iki 10:30 – svarbiausio projekto ataskaitos rašymas (jokių telefonų ar el. laiškų).
- Nuo 10:30 iki 11:00 – el. pašto tikrinimas ir atsakymai.
- Nuo 11:00 iki 11:15 – pertrauka.
Šis metodas priverčia jus susikoncentruoti, nes matote aiškią laiko ribą. Be to, tai padeda išvengti „šokinėjimo“ tarp užduočių, kas yra vienas didžiausių smegenų energijos eikvotojų.
Pomodoro technika ir kova su prokrastinacija
Dažniausia atidėliojimo (prokrastinacijos) priežastis yra ne tinginystė, o baimė, kad užduotis yra per didelė, per sunki ar per daug nuobodi. Pomodoro technika padeda „apgauti“ smegenis, suskaidant darbą į mažus, lengvai įveikiamus intervalus.
Klasikinis metodas atrodo taip:
- Nustatykite laikmatį 25 minutėms.
- Dirbkite ties viena užduotimi be jokių pertraukų, kol suskambės signalas.
- Padarykite 5 minučių pertrauką (atsistokite, pasivaikščiokite, išgerkite vandens).
- Po keturių tokių ciklų padarykite ilgesnę, 15–30 minučių pertrauką.
25 minutės yra pakankamai trumpas laikas, kad smegenys neišsigąstų darbo krūvio, bet pakankamai ilgas, kad spėtumėte kažką nuveikti. Be to, reguliarios pertraukos padeda išlaikyti aukštą mentalinės energijos lygį visą dieną.
Kaip neperdegti: energijos valdymas
Laiko valdymas be energijos valdymo yra bevertis. Galite turėti tobulai suplanuotą kalendorių, bet jei būsite išsekę, negalėsite kokybiškai atlikti numatytų darbų. Perdegimas dažniausiai atsiranda ne dėl per didelio darbo kiekio, o dėl nepakankamo atsistatymo.
Norint išvengti perdegimo, būtina laikytis kelių esminių taisyklių:
Miego higiena
Miegas yra produktyvumo pamatas. Miego trūkumas neigiamai veikia kognityvines funkcijas, sprendimų priėmimą ir emocinį stabilumą. Stenkitės eiti miegoti ir keltis tuo pačiu metu, o miegamajame venkite ekranų bent valandą prieš miegą.
„Ne“ sakymo menas
Kiekvienas „taip“ kažkam kitam yra „ne“ sau pačiam. Jei sutinkate atlikti papildomus darbus, dalyvauti nereikšminguose projektuose ar padėti kolegoms savo laisvo laiko sąskaita, jūs vagiate energiją iš savo prioritetinių tikslų. Išmokti mandagiai, bet tvirtai atsisakyti yra vienas svarbiausių įgūdžių siekiant išlaikyti balansą.
Skaitmeninis detoksas
Nuolatiniai pranešimai (angl. notifications) telefone sukelia streso hormonų išsiskyrimą. Susikurkite taisyklę išjungti pranešimus gilaus darbo metu arba palikti telefoną kitame kambaryje. Net ir trumpas žvilgsnis į ekraną gali nutraukti dėmesio srautą, kuriam atgauti gali prireikti iki 20 minučių.
Dvikovos taisyklė ir „suvalgyk varlę“
Smulkioms užduotims, kurios kaupiasi ir kelia nerimą, taikykite dviejų minučių taisyklę. Jei užduotį (pvz., atsakyti į trumpą el. laišką, išplauti puodelį, užsiregistruoti pas gydytoją) galima atlikti per mažiau nei dvi minutes – darykite tai iš karto. Nerašykite jos į sąrašą, neatidėliokite. Tai išlaisvina jūsų smegenis nuo „atviros kilpos“ efekto.
Tuo tarpu didžiausiems ir nemaloniausiems darbams taikykite Marko Tveno įkvėptą principą „suvalgyk varlę“. Jei jūsų darbas yra suvalgyti gyvą varlę, geriausia tai padaryti patį pirmą dalyką ryte. Tai reiškia, kad sunkiausią dienos užduotį turėtumėte atlikti pirmiausia. Tai suteiks didžiulį pasitenkinimo jausmą ir dopamino pliūpsnį, o likusi dienos dalis atrodys žymiai lengvesnė.
Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)
Ar daugiafunkcinis darbas (multitasking) yra efektyvus?
Ne. Moksliniai tyrimai rodo, kad žmogaus smegenys negali kokybiškai atlikti dviejų dėmesio reikalaujančių užduočių vienu metu. Tai, ką vadiname „multitaskingu“, iš tikrųjų yra greitas dėmesio perjungimas nuo vienos veiklos prie kitos. Šis procesas mažina produktyvumą iki 40% ir didina klaidų tikimybę.
Ką daryti, jei planas griūva dėl nenumatytų aplinkybių?
Tai normali gyvenimo dalis. Planuodami dieną, visada palikite apie 20% laiko „buferį“ nenumatytiems atvejams. Jei krizė visgi ištinka, sustokite, giliai įkvėpkite ir iš naujo peržiūrėkite prioritetus. Paklauskite savęs: „Kas dabar yra svarbiausia?“ ir perkelkite mažiau svarbius darbus į kitą dieną be kaltės jausmo.
Ar būtina naudoti programėles laiko planavimui?
Programėlės (tokios kaip „Notion“, „Todoist“ ar „Trello“) gali būti labai naudingos, tačiau jos nėra būtinos. Kartais paprastas popieriaus lapas ir rašiklis veikia geriau, nes neblaško dėmesio. Svarbiausia yra pati sistema ir įprotis planuoti, o ne įrankis, kurį naudojate.
Kaip pradėti planuoti, jei jaučiuosi visiškai paskendęs darbuose?
Pirmiausia atlikite „smegenų išvalymą“ (angl. brain dump). Paimkite lapą ir surašykite absoliučiai visus darbus, idėjas ir pareigas, kurios sukasi galvoje. Kai viskas bus popieriuje, smegenys nusiramins. Tuomet pritaikykite Eizenhauerio matricą ir pradėkite nuo vieno, svarbiausio žingsnio.
Nuoseklumas laimi prieš intensyvumą
Svarbiausia pamoka, kurią reikia išmokti apie laiko valdymą, yra ta, kad tai nėra vienkartinis veiksmas, o gyvenimo būdas. Jokia sistema nebus tobula nuo pirmos dienos, ir pasitaikys dienų, kai viskas kris iš rankų. Tai yra visiškai normalu. Tikrasis efektyvumas atsiranda ne tada, kai vieną dieną dirbate 16 valandų, o tada, kai kasdien nuosekliai ir ramiai judate link savo tikslų, nepamiršdami pasirūpinti savimi.
Pradėkite nuo vieno ar dviejų šiame straipsnyje paminėtų metodų. Galbūt tai bus Pomodoro technika, o gal tiesiog įprotis kiekvieną vakarą susirašyti rytojaus darbus. Maži pokyčiai, taikomi nuosekliai, ilgainiui sukuria milžinišką skirtumą. Leiskite sau būti ne tobulais, bet sąmoningais savo laiko šeimininkais, ir pamatysite, kaip sumažėja stresas, o gyvenime atsiranda daugiau erdvės tam, kas iš tikrųjų svarbu.
